第63回
物性若手夏の学校
Condensed Matter Physics Summer School
Catch the Wave!
2018年7月24日–28日 於 西浦温泉 龍城

スタッフ業務紹介

 夏学準備局には14の役職 (★のマークがないもの) があります。各役職が、それぞれの仕事を着実に進めていくことで、夏学という一大イベントが開催されるのです。全国規模の企画に関わるということは、もちろん責任も伴いますが、学べることも多いと思います。

 そして、忘れてはならない役職が、世話人 (★のマーク) です。世話人は、準備局には属していませんが、先生方と準備局とをつなぐ重要な業務を担っています。先生方とのご縁もできますので、研究生活にもよい刺激を受けられるのではないでしょうか。

代表 副代表 会計 会場
庶務 協賛 印刷 備品
サーバー 講ゼミ PS/分科会 GS
招待講演 広報 講義世話人 集中ゼミ世話人

代表

 代表は、スタッフおよび200名近い参加者を含めた夏学全体の責任者です。自らの仕事はもちろん、本番に向けての準備をスタッフ皆と協力しながら進めます。代表としての仕事は、予算申請のプレゼン・挨拶文の執筆・報告書の作成などです。
 大切なのは運営全体を見渡し協力できるよう広い視野を持つこと。覚悟のある方は是非挑戦をっ!

副代表

 特別企画の実施有無やプログラムの調整などの諸議論を進行させ、当日のスタッフスケジュール管理などをします。当日外回りで忙しい代表の代わりに、各企画の裏ボスとして君臨するのが副代表です。実現可能かどうかを念頭に、各企画の詳細を企画担当と一緒に練り上げていきます。
 代表と上手に仕事をシェアして、各企画を成功へと導いていってください。

会計

 夏学の運営がスムーズにいくようにお金に関する仕事を一手に引き受けます。表に出ることはほとんどなく、縁の下の力持ち的な存在です。
 副代表が監査役ということになっているので、何かを決定するときは代表・副代表の承認を得つつ進めていきます。お金の管理とその記録をコツコツとしていく地道な仕事が主です。天使のような繊細さと悪魔のような大胆さが求められます。

会場

 会場係は会場側との連絡を担当します。他の準備局員や会場側と密に連絡を取り合って、双方の希望、要望を取りまとめることが主な仕事です。
 また、次年度の夏学開催地の決定にも深く関わることになります。夏学の"顔"となる会場を選んでみませんか?次期夏学の雰囲気を作るのは貴方です!

庶務

 大抵のナツガク準備局員には予め明確に仕事の範囲が定められており、その結果、どの役職にも割り振られないような仕事が必ず出てきます。庶務にももちろん割り振られる仕事があり、たとえば生活のしおりや部屋割りの作成、ミーティングのセッティングなどがありますが、それらに加え、どこにも割り振られることのなかった仕事をこなすことも、庶務の重要な仕事となっています。

協賛

 夏学運営において重要な協賛金を企業や個人から集めます。各スタッフに仕事を割り振り統率するのが協賛係の役割です。この際に、手順の作成や各書類の準備などをまとめて行い、各スタッフが協賛活動を滞り無く行える環境を準備することが重要な仕事の一つです。
 また企業、個人との連絡の窓口にもなります。業務を通じて企業研究を行えると共に、スタッフや協賛出資者に対する感謝の気持ちも感じ取ることができ非常にやりがいのある仕事です。

印刷

 印刷は印刷業務全般を担当します。業者に原稿を渡して、印刷してもらいます。まずは原稿を依頼して締切りを定め、締切りまでに原稿を集める。次にそれを編集し、データや見本を業者に渡す。最後に出来上がった印刷物の発送を見届ける。これが全部ではありませんが、以上のプロセスが大部分を占めます。
 印刷業務は皆さんが夏学参加を決めるに至ったポスターや手元に届くテキスト・予稿集の作成など、裏方ですが参加者と密接に関わっている仕事のひとつです。責任を感じる分、やりがいのある仕事だと感じています。皆さんの手元にあるテキストが夏学だけではなく、今後も愛読書として活用してくれることを望んでいます。

備品

 ナツガクで使用する備品を揃える仕事です。仕事は主に3つです。まず、代々受け継がれている備品を管理します。2つ目は足りない備品を確認して揃えます。3つ目はナツガク当日、各教室に備品を配置します。準備のために各担当者と話し合い、必要な備品を把握し、足りないものを購入するだけでなく、会場から拝借します。
 またレンタル会社を手配、あるいはスタッフによる持ち寄りで備品を集めます。備品を集めることは大変ですが、ナツガクに参加される皆様に快適さを提供する非常に重要な仕事だと思います。

サーバー

 サーバーの維持 (バックアップをとったり)、管理 (パスワード保護など) が主な仕事です。ナツガク開催準備のためのスタッフ用ウィキを作り、アップローダーやメーリングリスト、メールアカウントなどを整備して、スタッフ間の連絡手段を確保します。
 最大の出番は参加者登録です。参加登録CGIフォームを管理し、参加者情報をデータベース化して活用します。登録内容の変更やアブスト受付、参加費入金管理などもCGIを使ってデータ管理しています。
 参加者からの問い合わせ対応や、ナツガク当日の受付も参加者情報を管理しているサーバーの仕事になります。
 簡単に言えば、全国各地にいるスタッフや参加者をつなぐ連絡手段を確保する係です。仕事をサボったり、ためたりすると全員に迷惑がかかります。こまめにかつ迅速に仕事ができる人が望ましいでしょう。
 サーバーを実際に管理・運用することで、色々な知識を得ることができます。この機会に学んでみようという方は是非挑戦してみてください。

講義/集中ゼミ

 講ゼミは主に講義及び集中ゼミの会場に関わる仕事をやります。講義を行う部屋の規模 (収容人数) を調査したり、聴講者の希望人数によって部屋を割り振ったりします。たまに招待講演と仕事がかぶる時もありますが、そのときは話あって決めます。
 夏学のメインイベントである講義・集中ゼミは、多くのスタッフの皆さんの協力により作り上げられます。講ゼミは、この2つのメイン企画の趣旨の決定にも携わります。皆さんとよく話し合って、来期の夏学を盛り上げてください。

ポスターセッション/分科会

 ポスターセッション (PS) と分科会の2つの発表企画を取りまとめる仕事です。どちらも大まかなひな形はありますが、会場の都合や前年度の反省、担当者のアイデアなどで細かい部分を調整し、企画の構想を練っていきます。
 本格的に忙しくなるのは、発表者を募集する6月くらいからで、アブストラクトの回収や、分科会の発表順などを考えたりします。
 参加者発表企画であるPS・分科会は、夏学の魅力。あなたの力で、PSと分科会を今まで以上に盛り上げてみませんか?

グループセミナー

 グループセミナーのお仕事は、グループセミナーでのグループ分けをどのように分けるのかを考えることから始まります。スタッフから、「こうしたらおもしろいのではないか」という意見を集めて、グループ分けのコンセプトを決めていきます。
 また参加者の目線に立って、「自分の研究を発表する経験が少ないもいることから、イントロ中心に発表させてみよう!!」とか「結果が出てなくても、研究の背景が気軽に伝えられるような場を作ってあげたい!!」など、グループセミナー全体の内容を決めることができます。
 グループセミナーの仕事は、シンプルな仕事が中心です。小さなことをコツコツ積み上げて、夏学を作っていきたい方には打ってつけの仕事です。そして他のスタッフと助け合いながら、夏学を作っていってくださいね!

招待講演

 一言で言えば、世話人のまとめ役。一年間、コンスタントに働き続けることが求められます。仕事内容は、「世話人への的確な指示出し」と「総勢18名の招待講師の情報管理」です。この役職をきちんと一年間やりきれば、人間的に成長すること間違いなし。タフな方におすすめです。

広報

 広報の最大の仕事は、夏学ホームページ (このホームページです!!) の作成です。他には、夏学への参加や協賛を検討している方々への宣伝活動も行います。
 「自分が参加者ならどう感じるか」という視点から、少しでも夏学の特色が伝わるよう、ホームページを作成していきます。 ホームページには様々な情報を掲載するので、他のスタッフとのコミュニケーションも大切です。
 広報は、重要でやりがいのあるポジションですし、仕事を通して様々なスキルを身につけていけると思います。ぜひチャレンジしてみてくださいね!

講義世話人

 夏学のメインイベントである講義をしていただく先生を選び、先生との仲介役をするお仕事です。夏学の顔となる先生を選ぶことになるので、夏学を自分色に染めることができます!
 また、偉い先生と親しくなれるので、研究会などで先生とお会いしたときにも気楽に話せるようになります。負担は少なく、夏学を自分色に染められる……講義世話人、やってみたいでしょ?

集中ゼミ世話人

 集中ゼミの先生の決定、依頼、準備局との間の連絡係りという仕事です。講義は基礎からじっくり3日という内容に比べ、集中ゼミは最近のトピックなどを話していただけます。日程が1日なので、忙しい大御所的な先生も呼びやすいです。
 世話人全般に言えることですが、自分が呼んだ先生と親しくなることができます。今後の研究生活にも大きなプラスになるでしょう!

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